הפקת אירועי שטח נחשבת לאחת המשימות המורכבות ביותר בתחום האירועים, כזו שדורשת שילוב של ראייה לוגיסטית, יכולות תכנון גבוהות, התאמה לסביבה משתנה ופתרונות בזמן אמת. בניגוד לאירוע באולם או באולם פתוח, כאשר מדובר באירוע שמתקיים בשטח פתוח – הצרכים משתנים, הדרישות גדלות והפתרונות צריכים להיות יצירתיים, מהירים ובעיקר – מדויקים.
במאמר הבא נסקור את כל השלבים בדרך לאירוע שטח מוצלח, נציג את האתגרים הנפוצים ונמליץ על דרכי התמודדות, תוך התייחסות לפתרונות שיכולים לחסוך זמן, כסף ובעיקר תקלות בשטח.
התאמה לסוג האירוע ולתנאים בשטח
השלב הראשון בתכנון אירוע שטח מתחיל בזיהוי סוג האירוע. האם מדובר בחתונה, כנס עסקי, הופעה המונית, או אולי יום גיבוש לעובדים? כל אחד מהאירועים דורש תפיסה שונה לחלוטין של צרכים בשטח. לדוגמה, באירועים עסקיים חשובים במיוחד מערכות הגברה ומיזוג אוויר, בעוד שבאירועים פרטיים ההיבט האסתטי של האוהל או הבמה מקבל חשיבות עליונה.
גם תנאי השטח משחקים תפקיד מרכזי: אדמה חולית, משטח בטון, חורשה, שפת ים או שדה פתוח – לכל מיקום כזה דרוש פתרון שונה של קירוי, רצפה, תאורה, חשמל, גידור ועוד. ההתאמה צריכה להיות מדויקת, מתוך ראייה רחבה של כלל האלמנטים באירוע.
פתרונות הצללה וקירוי – לא רק הגנה מפני מזג אוויר
בישראל, מזג האוויר עלול להפוך כל אירוע לאתגר: קיץ חם במיוחד, חורף עם גשמים חזקים, או רוחות עזות במהלך הסתיו. לכן, קירוי והצללה נכונים הם לא בגדר תוספת, אלא הכרח.
כיום קיימים פתרונות טכנולוגיים מתקדמים של אוהלים מודולריים, המותאמים לגודל האירוע, לכמות המשתתפים ולתנאי הסביבה. האוהלים המודולריים יכולים לשמש לקירוי מלא של גן אירועים, למסעדות עונתיות, לכנסים, או אף לאחסון ציוד באירועים ארגוניים.
חשוב לבחור אוהלים בעלי תקן מחמיר, בעלי עמידות בפני רוחות חזקות, ויכולת לשלב בתוכם אמצעי חימום או קירור לפי הצורך. חלקם אף כוללים מערכת חיפוי דקורטיבית שתורמת לנראות האירוע ברמה גבוהה מאוד.
במות, מחסומים ומערכות נלוות: אל תוותרו על הבסיס
הקמת במה היא לא רק עניין של גובה וזווית ראייה – היא חייבת לעמוד בעומסים, להיבנות בדיוק לפי התקנים, ולהיות מותאמת לצרכים של האירוע: במה לרחבת ריקודים, לפאנל בכנס, להופעה או לטקס הענקת פרסים.
באירועים רבי משתתפים, לא ניתן להתפשר גם על מערכות נלוות כגון מחסומים, גידור בטיחותי, אזורי חיץ והכוונת קהל. המעטפת הזו, שנראית לעיתים שולית, עשויה להיות ההבדל בין אירוע שעובר בצורה חלקה – לבין תקלות בטיחות קשות או בלגן בשטח.
גם בנושא הזה, השוק מציע היום שירותים מלאים – החל מבמות לפי מידה, דרך מערכות חימום וקירור ניידות, ועד מערכות חשמל זמניות המאושרות למהנדסי חשמל.
הפתרון הנכון לשילוב כל האלמנטים באירוע
אחד האתגרים המרכזיים בהפקת אירוע שטח הוא מציאת הספק שיכול לתת מענה לכלל הדרישות יחד. בשוק קיימים כיום מגוון ספקים לכל תחום – אוהלים, במות, חשמל, מיזוג, גידור – אבל כאשר כל אחד מגיע בנפרד, קל מאוד לפספס את התיאום בין הגורמים.
הפתרון המומלץ במקרים רבים הוא לבחור חברה אחת שמרכזת את כל השירותים הללו תחת קורת גג אחת. כך ניתן להבטיח שהאוהלים יותאמו לבמות, שהמערכת החשמלית תהיה מתואמת עם המיזוג, ושכל המרכיבים יפעלו בהרמוניה מושלמת.
חברה כזו לדוגמה היא אוהלי נתנוב, שמספקת לא רק את הציוד עצמו – אלא גם תכנון, ליווי, תיאום בין הגורמים והקפדה על תקנים. יכולת כזו מאפשרת לחסוך זמן, לשפר את איכות האירוע ולהימנע מבעיות בשטח בזמן אמת.
שירות והקמה – כך תזהו את הצוות הנכון
לא פחות חשוב מהציוד, הוא הצוות שמקים ומתפעל אותו. הקמת אוהל או במה דורשת ידע, הכשרה, תעודות מתאימות ולעיתים גם אישורי מהנדס. עבודה חובבנית יכולה להסתיים לא רק בנזק לציוד – אלא גם בסכנה ממשית למשתתפים באירוע.
הצוות הנכון הוא כזה שמגיע בזמן, מקים לפי תכניות הנדסיות מדויקות, לא משאיר ציוד ללא פיקוח ומסיים את ההקמה עם אחריות מלאה ובדיקות תקן. כשאתם בוחרים ספק – בררו מי אנשי הצוות, אילו אישורים יש להם, ומה הניסיון שלהם באירועים דומים לשלכם.
טיפים חשובים למפיקים וללקוחות פרטיים
אם אתם לקראת הפקת אירוע פתוח – הנה מספר טיפים שיעזרו לכם להימנע מטעויות נפוצות:
- אל תחכו לרגע האחרון. ציוד איכותי נתפס מהר, במיוחד בעונות השיא.
- ערכו סיור שטח מוקדם עם הספקים – הבינו את האתגרים הספציפיים במיקום שבחרתם.
- בקשו תכניות מפורטות, סקיצות, מפרטים טכניים, אישורים הנדסיים – אל תסתפקו בהבטחות בעל פה.
- ודאו כי כל האלמנטים של האירוע (תאורה, חשמל, קירוי, חימום, במה) מתואמים ביניהם.
- השקיעו בשירותי הקמה מקצועיים – זהו הבסיס לאירוע מוצלח ובטוח.
סיכום
אירועי שטח יכולים להיות החוויה הכי מרשימה, חווייתית ובלתי נשכחת – אבל גם כר פורה לטעויות, אילוצים ובעיות אם לא בונים אותם נכון. התאמה מושלמת בין ציוד, צוות ולוגיסטיקה, יכולה להפוך כל לוקיישן פתוח – למתחם אירועים ברמה גבוהה.
הבחירה הנכונה של ציוד ואנשי מקצוע, ובעיקר – שילוב כל השירותים תחת ספק אחד מנוסה ואמין, היא הדרך הבטוחה להצלחה. גם כשמדובר באירועים קטנים וגם כשמדובר באירועים רבי משתתפים – החשיבה הכוללת והפתרונות המדויקים הם המפתח.
